Una base de datos es un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde la computadora. Cada registro constituye una unidad autónoma de información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de datos. En cada registro se recogerán determinados datos (campos), como el Autor, la titulo, la editorial y el año de publicación, etc. Por tanto cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico, etc.
Una base de datos se crea y mantiene de forma continuada con el objetivo de resolver necesidades de información concretas de un grupo especializado, empresas o el conjunto de la sociedad. Estos recursos electrónicos pueden ser consultables directamente en formato electrónico o ser utilizados para elaborar productos digitales o impresos: investigaciones, bibliografías, directorios, informes.
Los registros de las bases de datos documentales pueden incluir o no el contenido completo de los documentos que describen, según lo cuál se distinguen tres categorías:
- Bases de datos de Texto Completo:
Son aquellas que estén constituidas por los propios documentos en formato electrónico, por un volcado completo de su texto. Pueden incorporar además campos en los que se contiene la información fundamental para facilitar su descripción y recuperación. En estos sistemas la operación de búsqueda (que puede abarcar la totalidad del texto) y la consulta del documento se producen sin salir del propio sistema de información.
- Bases de datos Referenciales:
Sus registros no contienen el texto original sino tan sólo la información fundamental para describir y permitir la localización de documentos impresos, sonoros, iconográficos, audiovisuales o electrónicos. En estos sistemas de información sólo se puede obtener referencias sobre documentos que habrá que localizar posteriormente en otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca, fonoteca,...) o solicitar a un servicio de suministro de documentos. Sin embargo, una base de datos referencial puede incluir campos que faciliten la localización del documento (bibliotecas, signaturas, direcciones en Internet,...) o incluso enlaces directos para obtener directamente el original a través de otro programa (tratamiento de texto, navegador de Internet,...)
- Bases de datos Referenciales y de Texto Completo
Sus registros contienen contiene el texto completo de algunos documentos y de los demás solo referencia. Por lo general en los motores de búsqueda de estos recursos cuentan con la opción de seleccionar “[x] Solo Textos Completos”.
Bases de datos científico-tecnológicas:
Contienen información destinada a los investigadores de cualquier ámbito científico o técnico. A su vez, este grupo puede dividirse en:
- Bases de datos multidisciplinares: abarcan varias disciplinas científicas o técnicas.
- Bases de datos especializadas: recopilan y analizan documentos pertinentes para una disciplina o subdisciplina concreta: investigación biomédica, farmacéutica, química, agroalimentaria, social, humanística, etc.
Catálogos de Bibliotecas u OPAC (Open Public Access Catalog):
Son bases de datos que responden estrictamente a los fondos contenidos en una biblioteca o en una red de bibliotecas (catálogo colectivo). Tienen una alta homogeneidad, gracias a la aplicación de normas internacionales de Catalogación. En estos sistemas se puede garantizar la búsqueda por ejemplar conocido. Por el contrario, la búsqueda por materias es en ocasiones dificultosa y con algunas variaciones entre diferentes catálogos. Puede realizarse a través de la clasificación o de los encabezamientos de materias. Catálogo colectivo de la Red de Bibliotecas de la U. de G.
Guías de referencia en el uso de los diversos recursos y servicios. Ayudarán a conocer más ampliamente las bases de datos y herramientas de la Biblioteca Digital.
